¿POR QUÉ
HACERLO?
¿Tu demanda es irregular, de productos a medida y en tiradas cortas?
¿Sirves con retraso y tu ratio de entregas a tiempo no es bueno?
¿Tienes que generar urgencias para entregar a tiempo a tus clientes?
¿Hay mucho trabajo en proceso en la empresa y mucha gente gestionando todo este trabajo?
Los clientes nos exigen cada vez más plazos de entrega cortos de productos a medida y personalizados que piden en cantidades pequeñas y de forma irregular. En un entorno así no se puede trabajar con previsiones ni servir a partir de stocks para protegernos de nuestros tiempos de entrega. La variabilidad es el factor clave de este tipo de demanda.
Bajo el prisma del enfoque a costes tradicional, optimizar los procesos mediante Lean Manufacturing o 6 Sigma es útil para conseguir que la eficiencia de los procesos mejore. En entornos con una demanda regular, esto va a servir para conseguir que se genere un flujo de trabajo entre los procesos que mejorará el rendimiento de la empresa.
De todos, para dar respuesta a la demanda variable se necesita algo más que mejorar la eficiencia de los procesos. Si nos enfocamos a la eficiencia en costes y nuestra demanda es variable, el resultado serán urgencias, mucho trabajo en proceso y retrasos en las entregas. Y todo esto con sobrecostes para gestionar un sistema que no es apropiado para dar servicio a este tipo de demanda.
Síntomas habituales de una organización
no adaptada a la variabilidad en la demanda:
COSTES DE
GESTIÓN DE
LOS PROCESOS
La gestión tradicional de procesos aplicada en entornos variables genera Un flujo de trabajo pobre junto con grandes costes indirectos.
ENTREGAS
A TIEMPO
La gestión tradicional de procesos aplicada en entornos variables genera Un flujo de trabajo pobre junto con grandes costes indirectos.
TRABAJO EN
PROCESO (WIP)
Y ESTOCS
La variabilidad de los trabajos es la causa de las largas colas en los procesos acumulada una gran cantidad de trabajo en proceso en toda la empresa.
RENTABILIDAD
Tiempo de entrega más largos representan ciclos de caja más largos, mayor inmovilizado y mayores costes de gestión que reducen los márgenes y empeoran las finanzas de la empresa.
Para reconducir esta situación se necesita algo más que pequeños ajustes. Se necesita repensar y reorganizar los procesos para adaptarlos a dar servicio a este tipo de demanda. Esto precisamente es lo que nos propone Quick Response Manufacturing (QRM) y lo que nos ofrece es la posibilidad de recortar de manera significativa nuestros plazos de entrega orientando a toda la empresa al tiempo.
¿Qué
hacemos?
Lo primero que nos propone QRM es orientarnos a tiempo en lugar de a costes. Y debemos entender el porqué. En una organización con demanda muy variable, enfocarnos a coste no nos va reducir los tiempos entrega. En cambio, enfocarnos a ser eficientes en tiempo nos va a reducir muchos de los costes de gestión en los que incurrimos por organizar los procesos de manera inadecuada para servir rápido.
El enfoque a tiempo nos orienta para entender las fuentes de variabilidad y organizarse para dar una respuesta óptima a este tipo de demanda. Una respuesta rápida basada en la eficiencia en el uso de tiempo. Además, el enfoque a tiempo nos hace mirar al rendimiento de todo el sistema y no de los procesos individuales. El objetivo común es la reducción de tiempos. La organización de los procesos que tenemos para ser eficientes en costes es diferente a la que se necesita para ser eficientes en tiempo.
La organización QRM es una organización basada en células que combinan procesos diferentes para conseguir reducir los tiempos de respuesta de manera simple y sin esfuerzo.
QRM nos aporta una visión clara sobre los factores que afectan realmente a los tiempos de respuesta de los procesos y nos orienta a actuar de manera efectiva sobre los mismos, con lo que se refuerza el impacto de las células sobre la reducción de tiempos.
Todo esto QRM lo resume en sus 4 pilares:
Enfocarse a ser eficientes en tiempoCambiar la organización de los procesosAplicar la dinámica de sistemasExtender QRM a toda la organizaciónFASE PRELIMINAR
Para emprender la transformación que nos propone QRM se debe tener la firme convicción por parte de la Dirección de la empresa. Aplicar QRM es una decisión estratégica para dar respuesta al mercado, no una herramienta de mejora de procesos.
“Primero la mentalidad” es lo que nos pide QRM para iniciar el camino del cambio. Entender por qué vamos a necesitar QRM, que propone para reducir los tiempos de respuesta y qué es lo que se va a conseguir con la aplicación de QRM. Todo esto en una sesión en la que plantearemos estas cuestiones y llevaremos a cabo un pequeño taller práctico de descubrimiento.
El objetivo es conseguir el compromiso de la Dirección, sin el cual cualquier esfuerzo para la transformación puede ser en vano.
FASE FORMACIÓN
Para un óptimo desarrollo de la transformación será necesario que haya personas en la organización que conozcan los principios de QRM y otras que sepan como desarrollar e implementar proyectos QRM.
Es importante formar a las personas clave en la empresa para que puedan entender y dar soporte a esta transformación. Será necesario llevar a cabo formaciones QRM in company y formaciones QRM Silver Certificate para tener los conocimientos necesarios sobre QRM.
FASE ANÁLISIS
En esta fase, con ayuda de un grupo de personas clave de la empresa, se realizará un análisis de la situación y de definición de los proyectos de implementación con mayor potencial. Para ello se realizarán mapas de tiempo, se estudiarán las fuentes de variabilidad, se buscarán clientes y mercados con un mayor potencial y sensibilidad a la reducción de tiempos y se plantearán los proyectos de transformación y se escogerán los más prometedores para iniciar la puesta en marcha de QRM.
FASE IMPLEMENTACIÓN
Y llegamos a la parte en que finalmente se ponen en marcha los proyectos QRM. Bien sea mediante la creación de células QRM o bien sea mediante la implementación de POLCA, se acompañará a los equipos de transformación en el paso a paso hasta que se verifiquen los resultados de estos primeros proyectos. Una vez llegados aquí, el equipo de transformación de la empresa tendrá todo el conocimiento y la práctica que permitirá extender QRM a otros procesos de la empresa de manera autónoma.
En QRM Institute, transformamos organizaciones centrándonos en el valor que aportan las personas
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reEVOLUTION!
CASOS DE
ÉXITO
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Georgina Comas
Deputy CEO, TMCOMAS
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